Négociation des nouvelles technologies

Deux angles... très interreliés


Les acheteurs

(doivent aussi "vendre" leur choix aux autres utilisateurs)


Les vendeurs

(souvent des intermédiaires, donc des acheteurs eux-aussi)

 


Une négociation distincte

Très haut degré d'expertise impliqué

Met en jeu des experts et des néophytes

Domaine bouge rapidement

Montants importants en jeu

Technologie au coeur du travail

Forte dépréciation  

Difficulté de plus :  fait l'objet de visions divergentes!


Certains les conçoivent encore comme une dépense!

D'autres parlent d'investissement (à amortir)


Ces deux visions peuvent coexister dans une même entreprise...

Vision d'application (coût)

Multiples systèmes conçus par étape et à des moments différents afin de résoudre des problèmes, répondre à des besoins ponctuels. 

 

Vision "informatique d'entreprise" 

Aspirer à plus d'efficacité en intégrant l'ensemble des activités ; partage de données entre tous les secteurs de l'entreprise (solutions d'intégration interne)


Vision "réseau d'entreprises"

Interconnection entre partenaires d'affaires (solutions d'intégration externe)

Des perceptions 

"C'est facile de se faire avoir"

"C'est un mal nécessaire"

"On met le pied dans un engrenage avec les fournisseurs..."

"Il faut être un expert pour être un bon acheteur"

"Il faut être un expert pour être un bon vendeur"

Acheteur, vendeur, même combat

La clef en informatique : c'est de connaître les besoins.

Les nôtres et ceux des autres.

 Mes sources pour cette section

Stefan Laforce, directeur des ventes, TI Technologies

30 ans d'expérience en achats et en vente

Profil "vente et communication" et non "technicien"

A été mon fournisseur de service (comme DG)


Jean-Luc Labarre, directeur des technologies de l'information, EXFO

30 ans d'expérience comme acheteur

A été partenaire d'un cours sur la gestion des nouvelles technologies


Référence : Carmen Bernier et Line Dubé, La gestion des technologies de l'information - Un guide pratique pour l'expert-comptable, ed. ERPI, 201, ISBN : 978-2-7613-3968-1

Négocier lorsqu'on est ACHETEUR

Le défi de l'acheteur

Contraintes budgétaires 

Sky is never the limit...


Expertise limitée

Et en plus, on fait face à des experts...


Arrimage difficile entre besoins et possibilités

Tout bouge vite, et on ne connait pas toujours la suite...


Fortes pressions de l'entourage

On est rarement seul... il faut défendre le projet et les choix  


Le fait qu'on peut être lié pour longtemps...

 Quel type de négociation ?

Faut-il la jouer compétitif ?

Faut-il être collaboratif ?


Qu'en pensez-vous ?

Cela dépend...


Un expert aura plus de facilité à introduire la compétition.

Et pourtant, il pourrait avoir intérêt à collaborer également.

Démarche méthodique de l'acheteur

1. Identifiez vos besoins et établissez des critères de sélection

2. Validez avec votre entourage 

3. Rédigez un cahier des charges (analyse des besoins)

4. Identifiez des soumissionnaires

5. Demandez des soumissions

6. Rencontrez les soumissionnaires

7. Recevez les soumissions

8. Rencontrer de nouveau les soumissionnaires

9. Faites une pré-sélection

10. Confrontez les spécialistes

11. Faites analyser les soumissions par un expert externe

12. Faites votre choix et défendez-le

1. Identifiez vos besoins et établissez des critères de sélection

La question est : que négocie-t-on vraiment en TI ?

Le prix est-il le critère le plus important ?


"Est-ce que cela vaut la peine d'aller chercher 1 à 2% de marge chez le fournisseur ? Moi, je préfère jouer gagnant-gagnant et bâtir une relation à long terme avec mes fournisseurs "

- Stéphane Laforce

1. Identifiez vos besoins et établissez des critères de sélection

Conseil #1

Sauf exception, le prix ne devrait jamais être le premier critère.


Critère no. 1 : l'entreprise répond à mes besoins

    - Elle a les capacités technologiques pour le faire

    - Elle démontre une préoccupation à répondre à mes besoins


Critère no. 2 : une relation de confiance existe

    - Le fournisseur est là quand ça va mal

1. Identifiez vos besoins et établissez des critères de sélection

La négociation ne peut et ne doit pas se jouer sur le terrain des technicalités mais de la confiance mutuelle


Si vous n'êtes pas un technicien : ne tentez pas de le devenir.

Exigez un fournisseur qui va respecter votre besoin de comprendre.

Choisissez un fournisseur avec qui vous serez à l'aise de poser toute question.

2. Validez avec votre entourage  

Conseil #2. Surveillez vos arrières.

Validez, validez, validez. La négociation se déroule souvent ici.

Identifiez les gérants d'estrade potentiels : patron, collègue, employé, CA, etc.

Mettez les choses au clair : qui sera responsable du partenariat avec le fournisseur ? Qui peut légitimement imposer ses critères ? Qui vivra avec le choix ?

Soyez stratégique : informez à toutes les étapes et faites intervenir au besoin le soumissionnaire

3. Rédigez un cahier des charges

Conseil #3. Pensez long terme  

L'informatique évolue vite mais vous avez tout de même une idée de l'évolution de vos besoins.

Pensez " plan progressif" : allez au-delà de la demande présente.

Dites-vous que le fournisseur devra challenger ce cahier des charges.

4. Identifiez des soumissionnaires

Conseil # 4

Développez quelques partenariats durables

Évitez de vous éparpiller entre une multitude de fournisseurs

Ayez comme principe de toujours commencer par leur demander des prix à eux...

Acceptez de payer (un peu) plus cher

Si c'est beaucoup plus cher, allez ailleurs, mais expliquez-vous et mentionnez que votre flirt sera occasionnel

N'oubliez pas que le volume s'accompagne à terme d'économies

Annoncez vos couleurs. "Par loyauté, je vais acheter chez mon fournisseur habituel"

Vos représentants des ventes risquent de monter dans la hiérarchie... ils seront décisionnels un jour

5. Demandez des soumissions

Conseil # 5

Réclamez deux soumissions : le "must have" et le "nice to have "

Vous gagnerez en crédibilité auprès des fournisseurs, c'est garanti !

6. Rencontrez les soumissionnaires

Conseil #6

Évitez les soumissionnaires qui ne prennent pas le temps de vous sonder.

 

Le soumissionnaire doit évaluer vos besoins sur le terrain : présents et futurs

Il doit vous interroger sur les usages, vos exigences de sécurité, la croissance de l'entreprise, vos priorités, etc.

 

7. Recevez les soumissions

Conseil # 7 

Ce qui n'est pas détaillé dans la soumission n'existe pas.

S'il n'y est pas, vous ne l'aurez pas.

Méfiez-vous du cheval de Troie : le mensonge par omission, pour "entrer" chez le client

Exigez dès le cahier des charges des soumissions détaillées

8. Rencontrez de nouveau les soumissionnaires

Conseil # 8

Une soumission doit être expliquée dans le détail et mise en rapport avec vos besoins.

Si vous ne valez pas le déplacement, que vaudrez-vous dans l'urgence?

Faites le test des questions nombreuses pour valider l'empressement à vous répondre



 9. Faites une pré-sélection

Conseil #9

Choisissez un Top 2 et introduisez un rapport compétitif ouvert

Restez ouvert, même si le prix est plus élevé que prévu

Posez des questions en mentionnant votre hésitation entre deux fournisseurs

Laissez venir les réactions

Donnez une chance égale : si l'un a accès à la soumission de l'autre, permettez l'inverse

Soyez pleinement transparent


10. Confrontez les spécialistes

Conseil # 10

Éliminez celui qui dénigre les compétiteurs


"J'aime être choisi pour ce que je suis et non pour ce que les autres n'ont pas "

- Stéphane Laforce 

11. Faites analyser les soumissions par un expert externe

Conseil #11

Méfiez-vous de l'expert interne qui a intérêt  à avoir le dernier gadget  

Consultez un spécialiste désintéressé. Cela vaut le coup.


12. Faites votre choix et défendez-le !

Conseil #12

Privilégiez la relation d'affaires


Rendu à ce stade, vous devenez le vendeur

Négocier lorsqu'on est VENDEUR 

On est tous vendeurs de TI!

Rappelons-nous que nous devons tous motiver nos choix aux autres utilisateurs...

à moins d'être un acheteur pour usage personnel

Dans quelle posture négocier ?

La question à vous poser :  

En informatique, est-ce le prix qui compte ?

 Saine ignorance

Que pensez-vous d'un vendeur qui répond :  "je ne sais pas" à une de vos questions ?

Dites : "Je ne sais pas, mais je m'informe tout de suite"


Si vous devez motiver un choix informatique, mettez votre vendeur dans le coup.

Répondre aux besoins : une priorité

Que pensez-vous d'un vendeur qui vous référerait à un compétiteur ?

Tentez du mieux de répondre aux besoins du client.

Si c'est impossible, référez vos clients chez un compétiteur, si c'est son intérêt.

Il vous reviendra.


Comment appliquer ce principe à votre entourage ?

Que faire en cas de dépassement de coûts?

Quand les prix dépassent les attentes du client, le bon vendeur explique la différence.


Il évite au préalable de se peinturer dans un coin : ne demandera pas au client d'être précis dans son budget.

Si vous avez à justifier un dépassement de coûts :  expliquez et rassurez.


Arguments qui portent :

- " Relation de confiance avec le fournisseur"

- " Il n'y aura pas de surprise ultérieure"

- " La qualité sera plus grande"

- " Les coûts futurs seront moindres"

- " On a investi dans la maintenance et la sécurité"

- " Nous sommes bien positionnés sur le long terme."

- "J'ai des références pour ce fournisseur"


Négocier, c'est aussi convaincre notre entourage

 Négociation des TI  :  en résumé

Le succès réside dans la mixité des stratégies:


L'aspect compétitif intervient dans la confrontation des soumissions

L'aspect collaboratif dans la détermination des besoins et dans la gestion de l'entourage


Dossiers informatiques complexes

Négocier des solutions d'affaires

PGI : progiciels de gestion intégrés  

(ERP : Enterprise Resource Planning)

Données opérationnelles contenues au sein d'une seule base de données, et non dans une série d'applications différentes (système patrimonial) ; grande préoccupation au droit d'accès!


EDI : intégration externe (B2B)

Système d'échange d'informations en temps réel entre les partenaires (Just in time)

La négociation doit s'inscrire dans un cadre de gouvernance

Cadre de gouvernance

Processus de gestion


1) L'organisation et la planification des TI

         Planifier les TI : négocier à l'interne                       

         Gérer les contrats avec les fournisseurs : négocier à l'externe

2) La réalisation des projets

3) L'exploitation et le soutien

4) La surveillance des TI


Il importe de bien définir les rôles et responsabilités de chacun des acteurs dans ces processus     

1) Négocier l'achat d'un progiciel de gestion intégré


Le point de départ, c'est toujours vos besoins.

Le cahier des charges doit comprendre une analyse de ce que l'on veut.

Le fournisseur doit questionner le cahier des charges



Il faut un minimum de connaissances pour pouvoir poser des questions.


L'ignorance, c'est déjà un premier stade de connaissance.


Il faut savoir ce que l'on ignore !

Avant de négocier, documentez-vous sur...


1. Les différentes philosophies de produits

2. Les options d'implantation

Quelle philosophie privilégier ?

Choisit-on un seul et unique éditeur de logiciels? ( meilleure suite logicielle)

Ou on achète des modules spécialisés de divers éditeurs ? ( meilleurs produits logiciels)

Ou encore, on choisit une approche hybride ?


Le fournisseur doit être en mesure de vous expliquer les conséquences de ces choix

L'implantation du PGI 


Il y a toujours un écart entre le "souhaité" et le "produit"

Quelles options privilégier ?


Option 1. L'implantation dite "vanille "  

L'entreprise s'adapte au PGI. Moins coûteux. Repose sur l'expérience d'autres entreprises


Option 2. Modification du PGI

L'inverse. Il faut acquérir le droit de posséder le code source. Il faut disposer de l'expertise interne.


Option 3 (rare) 

Demander à l'éditeur du logiciel d'intégrer un changement souhaité à une prochaine version du logiciel.

2)Négocier une solution d'intégration externe

C'est quoi, l'intégration externe?


Échanger des données électroniques avec des partenaires d'affaires afin de maximiser la fluidité des échanges, permettre l'accès à l'information en temps réel et éliminer les délais et activités sans valeur ajoutée.


Outils de collaboration : Google Drive

Extranet (portail Web) : échange d'informations

EDI : intégration complète système à système. Les documents d'affaires sont transmis selon des standards prédéfinis ; facile les transactions commerciales et la gestion des stocks

 Vendre l'idée d'une solution TI complexe à l'interne 

Élaborez un dossier de justification

Qui faut-il convaincre ?

Quel langage parle-t-il ?

Conçoit-il les TI comme un coût ou un investissement ?

De quoi cette personne a-t-elle besoin?

Éléments de votre dossier  


- Les objectifs du projet,  clairement énoncés et quantifiés


- Les options de réalisation qui se présentent pour atteindre ces objectifs


- Une analyse détaillée de chacune des options :

      bénéfice total de possession (tangibles et intangibles)

      cout total de possession (directs et indirects, initiaux et récurrents, tangibles et intangibles)

      explication et justification des hypothèses utilisées pour évaluer les couts | bénéfices

      ressources nécessaires (temps, argent, ressources humaines)

      faisabilité (financière, technique et organisationnelle)

      risques et façons d'atténuer ces risques


- Recommandations sur le bien-fondé d'investir dans ce projet et sur l'option de réalisation à privilégier

Négocier un mode d'approvisionnement

Services professionnels | expertise

Aller vers une firme de consultants ou embaucher à l'interne?


Logiciels 

Développer sur mesure (interne ou externe), acheter une licence, choisir un logiciel libre (open source) ou un logiciel-service  (ex : cloud) ?


Matériel  

Achat ou location ?


Activités routinières (ex : maintenance)  

Rester à l'interne ou impartir à long terme ?

L'impartition

On néglige souvent de définir de façon claire les besoins de l'entreprise afin de bien déterminer les obligations du fournisseur 

Deux types de contrats d'impartition


Partenariat : 

Des équipes mixtes impliquant les ressources du client et du consultant-mandataire


Clé en main : 

Le consultant remet au client la solution correspondant aux spécifications. Client moins impliqué 

 Contrat d'impartition doit contenir au minimum :


- définition claire et précise du service offert et du livrable 

- s'il s'agit d'une implantation : la stratégie de mise en service et la démarche proposée (installation, révision des processus | paramétrage, conversion| transfert des données, formation, documentation et contrôle, soutien après implantation

- nom de la personne ou des membres de l'équipe qui feront le travail

- précisions sur les tâches spécifiques et sur le nombre d'heures inclus dans le contrat de base

- modalités de paiement

- taux horaire des ressources et des heures additionnelles, s'il y a lieu

- dates de début et de fin des travaux ainsi que pénalités qui s'appliquent en cas de retard


Contrat doit contenir au minimum (suite) :


- dépenses incluses et dépenses non incluses (ex : frais de transport et hébergement)

- lieux où le travail sera effectué

- responsabilités respectives des deux parties à l'entente

- gestion du projet : calendrier de réalisation, mécanisme de suivi du projet, pénalités en cas de retard, équipe de réalisation, partage des responsabilités)

Et si on impartit à long terme?

Mot d'ordre : prudence


Il faut être conscient des forces et faiblesses de ce choix

et chercher à atténuer les risques.

insérer 129

Recommandations


Pratiquez l'impartition de façon sélective : on privilégie les activités technologiques non stratégiques et opérationnelles


Considérez les coûts de gestion de l'entente en plus des coûts directs : peuvent atteindre 10%


Ne vous laissez pas aveugler par le prix : on devra vivre au quotidien avec le partenaire


Adoptez une approche par étapes avec des points d'évaluation et de révision



Recommandations (suite)


Développez et incluez au contrat des mécanismes de partage des risques et des bénéfices : par une exemple une prime de performance si atteinte d'un indicateur X


Développez à l'interne une expertise en gestion des contrats et des partenaires


Développer un petit réseau de partenaires plutôt que n'en privilégier qu'un seul

Le contrat d'impartition à long terme doit inclure :


Les activités couvertes, les responsabilités des uns et des autres

La structure de gestion (organes et processus décisionnels)

Les niveaux de service assurés (définition, mesure, suivi et correction, y compris la tenue d'audits par une tierce partie)

Une description des moyens, méthodes, processus et outils à utiliser pour assurer ces niveaux de services

Les mécanismes de gestion de la sécurité

Les mécanismes et la méthodologie de gestion de la qualité


Le contrat d'impartition à long terme doit inclure (suite)


La performance attendue, les pénalités et les primes de performance

Les processus de gestion des demandes\changements

Les mécanismes de transition

Les processus de reprise après sinistre

Les droits de propriétés intellectuelle

Les garanties

Les mécanismes de documentation

Les mécanismes de révision du contrat

Les mécanismes de règlement des conflits

Les mécanismes de transfert à la fin du contrat (réversibilité)

La confidentialité

Les différents types de logiciels

De quelle information minimale ai-je besoin avant de négocier ?

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Public - 11/19/16, 1:22 AM